Quản trị viên Google Workspace là người quản lý và cấu hình tài khoản Google Workspace cho doanh nghiệp của mình. Vai trò của quản trị viên Google Workspace rất quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời giúp cho người dùng sử dụng các ứng dụng và tính năng của Google Workspace một cách hiệu quả và thuận tiện.
Nội dung chính
1. Vai trò quản trị viên Google Workspace
Quản trị viên Google Workspace là người có quyền hạn và trách nhiệm quản lý các tài khoản người dùng và tài nguyên của Google Workspace trong tổ chức. Vai trò quản trị viên này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, quản lý người dùng, quản lý tài nguyên, cấu hình và tùy chỉnh các tính năng, ứng dụng và dịch vụ của Google Workspace.
Cụ thể, vai trò quản trị viên Google Workspace bao gồm các công việc sau đây:
Quản lý người dùng: Tạo, chỉnh sửa, xóa tài khoản người dùng, quản lý đơn vị tổ chức và quyền truy cập.
Quản lý tài nguyên: Cấu hình, quản lý và giám sát các tài nguyên như tài liệu, thư mục, ứng dụng và các dịch vụ Google Workspace.
Quản lý bảo mật và an ninh: Cấu hình các chính sách bảo mật, đảm bảo an toàn thông tin, giám sát hoạt động và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật.
Quản lý cấu hình: Cấu hình và tùy chỉnh các tính năng và ứng dụng của Google Workspace để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Quản lý hỗ trợ người dùng: Hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc của người dùng về việc sử dụng Google Workspace.
Vai trò quản trị viên Google Workspace rất quan trọng đối với các tổ chức sử dụng Google Workspace để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bảo mật thông tin.
2. Các thao tác quản trị viên Google Workspace
Chúng ta cùng tìm hiểu những thao tác cơ bản của quản trị viên để tối ưu hóa tổ chức của mình nhé.
Thêm tài khoản người dùng Google Workspace
Để thêm tài khoản người dùng Google Workspace, quản trị viên cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace trên trình duyệt web.
Bước 2: Trong giao diện quản trị viên, chọn “Người dùng” hoặc “Users” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 3: Nhấp vào nút “Thêm người dùng” hoặc “Add User”.
Bước 4: Điền thông tin của người dùng mới vào các trường yêu cầu, bao gồm tên, địa chỉ email, mật khẩu và thông tin liên hệ khác.
- First name , Last name (Họ và tên): Tên người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
- Primary email (Địa chỉ email chính) Địa chỉ email mà bạn đặt tên cho người dùng trong doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể chấp nhận tên mặc đinh được đề xuất hoặc thay đổi tên.
- Miền khác – Domains: tên miền doanh nghiệp của bạn gắn liên với email tên miền.
- Đơn vị tổ chức – Organizational unit: Bạn muốn thêm thành viên mới vào đơn vị tổ chức hãy nhấp Chỉnh sửa và chọn người mà bạn muốn thêm thành viên, sau đó nhấp Xong.
- Địa chỉ email phụ – Secondary email: Địa chỉ email này nhận được chi tiết tài khoản mới. Bạn có thể tùy ý nhập địa chỉ của riêng bạn để nắm bắt thông tin để chuyển tiếp sau này.
- Số điện thoại – Phone number.
Bước 5: Thiết lập các tùy chọn cho tài khoản người dùng, bao gồm các quyền truy cập và giới hạn dùng lượng lưu trữ.
Bước 6: Sau khi đã hoàn tất các thông tin và thiết lập tài khoản, nhấn “Tạo” hoặc “Create” để hoàn thành quá trình thêm người dùng.
Sau khi tài khoản người dùng được tạo, họ sẽ nhận được một email kèm theo thông tin đăng nhập và hướng dẫn sử dụng các ứng dụng Google Workspace. Quản trị viên có thể quản lý tài khoản người dùng này thông qua trang “Người dùng” hoặc “Users” trong giao diện quản trị viên.
Chỉnh sửa tên người dùng
Bước 1: Di chuyển chuột đến người dùng mà bạn muốn đổi tên > Nhấp chọn Đổi tên người dùng – Rename user.
Bước 2: Ở trường này bạn có thể thay đổi một số thôn tin như sau:
- Tên và Họ – First Name và Last Name: Tên thật của người dùng sẽ xuất hiện trong email họ gửi.
- Địa chỉ email chính – Primary Email: Địa chỉ email người dùng trong doanh nghiệp của bạn.
- Miền email: Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên Xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn miền bạn muốn.
Bước 3: Nhấp vào Đổi tên (Rename) để hoàn tất cài đặt.
Đổi mật khẩu Google Workspace
Để đổi mật khẩu cho một tài khoản người dùng trong Google Workspace, quản trị viên cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace trên trình duyệt web.
Bước 2: Trong giao diện quản trị viên, chọn “Người dùng” hoặc “Users” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 3: Nhấp vào người dùng bạn muốn thay đổi mật khẩu.
Bước 4: Nhấn vào tên của người dùng để mở thông tin tài khoản.
Bước 5: Nhấn vào nút “Đặt lại mật khẩu” hoặc “Reset password” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 6: Điền vào mật khẩu mới cho tài khoản người dùng trong các trường yêu cầu.
Bước 7: Nhấn “Lưu” hoặc “Save” để lưu mật khẩu mới.
Bước 8: Thông báo cho người dùng biết về mật khẩu mới và hướng dẫn họ đăng nhập lại với mật khẩu mới này.
Lưu ý rằng, nếu quản trị viên kích hoạt tính năng “Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu sau khi được đặt lại” (Require user to change password after reset) trong phần cài đặt tài khoản người dùng, khi người dùng đăng nhập lần đầu tiên với mật khẩu mới, họ sẽ được yêu cầu thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn và bảo mật cho tài khoản.
Xóa tài khoản người dùng Google Workspace
Để xóa tài khoản người dùng Google Workspace, quản trị viên cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace trên trình duyệt web.
Bước 2: Trong giao diện quản trị viên, chọn “Người dùng” hoặc “Users” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 3: Tìm kiếm tài khoản người dùng mà bạn muốn xóa bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm hoặc duyệt danh sách người dùng.
Bước 4: Nhấn vào tên của người dùng để mở thông tin tài khoản.
Bước 5: Nhấn vào nút “Xóa” hoặc “Delete” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 6: Xác nhận lại quyết định xóa bằng cách nhấn vào nút “Xóa” hoặc “Delete” trên cửa sổ thông báo xác nhận.
Bước 7: Sau khi xóa tài khoản người dùng, các thông tin và dữ liệu của người dùng này sẽ không thể khôi phục được. Nếu người dùng đã sử dụng dịch vụ Google Workspace trên tài khoản của họ, các thông tin và dữ liệu này sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
Lưu ý rằng, nếu tài khoản người dùng đã được gán cho một đơn vị tổ chức (ví dụ như phòng ban, nhóm làm việc), bạn cần xóa người dùng này khỏi các đơn vị tổ chức đó trước khi xóa tài khoản người dùng. Nếu không, hệ thống sẽ thông báo lỗi và không thực hiện được việc xóa tài khoản.
Khôi phục tài khoản người dùng Google Workspace
Để xóa tài khoản người dùng Google Workspace, quản trị viên cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace trên trình duyệt web.
Bước 2: Trong giao diện quản trị viên, chọn “Người dùng” hoặc “Users” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 3: Tìm kiếm tài khoản người dùng mà bạn muốn xóa bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm hoặc duyệt danh sách người dùng.
Bước 4: Nhấn vào tên của người dùng để mở thông tin tài khoản.
Bước 5: Nhấn vào nút “Xóa” hoặc “Delete” (nếu giao diện được thiết lập bằng tiếng Anh).
Bước 6: Xác nhận lại quyết định xóa bằng cách nhấn vào nút “Xóa” hoặc “Delete” trên cửa sổ thông báo xác nhận.
Bước 7: Sau khi xóa tài khoản người dùng, các thông tin và dữ liệu của người dùng này sẽ không thể khôi phục được. Nếu người dùng đã sử dụng dịch vụ Google Workspace trên tài khoản của họ, các thông tin và dữ liệu này sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
Lưu ý rằng, nếu tài khoản người dùng đã được gán cho một đơn vị tổ chức (ví dụ như phòng ban, nhóm làm việc), bạn cần xóa người dùng này khỏi các đơn vị tổ chức đó trước khi xóa tài khoản người dùng. Nếu không, hệ thống sẽ thông báo lỗi và không thực hiện được việc xóa tài khoản.
3. Mất tài khoản quản trị viên bạn sẽ làm gì?
Tài khoản quản trị viên rất quan trọng cấu hình email lưu trữ và giao tiếp dành cho doanh nghiệp. Nhưng trong quá trình làm việc chúng ta quên thu hồi tài khoản quản trị viên chúng ta có thể liên hệ với đối tác nơi các bạn sử dụng dịch vụ để cấp lại tài khoản quản trị viên. Sau đó đối tác sẽ chỉ định một tài khoản bất kỳ làm tài khoản quản trị viên sau đó người dùng có thể cấp lại tài khoản quản trị cho user khác trong doanh nghiệp.
Các thông tin về tài khoản quản trị viên mong sẽ có ích với các bạn.
