Việc sử dụng phần mềm và dịch vụ miễn phí như Gmail đang thu hút các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có ngân sách eo hẹp.

Tuy nhiên, sử dụng Gmail miễn phí trong giao tiếp kinh doanh có thể hạn chế sự phát triển tiềm năng của doanh nghiệp và có thể tạo ra các lỗ hổng bảo mật dữ liệu và pháp lý mà bạn có thể dễ dàng tránh được với Google Workspace (G Suite cũ).

Bằng cách chuyển sang sử dụng Google Workspace, bạn có thể sử dụng toàn bộ tiềm năng to lớn của Gmail và các ứng dụng khác của nó.

So sánh Gmail miễn phí và Gmail Google Workspace

Trong bài viết này, chúng tôi so sánh giữa Gmail trong Google Workspace với Gmail miễn phí để giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa hai loại này và tại sao chuyển sang Gmail của Google Workspace lại là lựa chọn tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp.

Chuyên nghiệp hóa doanh nghiệp với Gmail Google Workspace

Có lẽ sự khác biệt đáng chú ý nhất khi so sánh Gmail trong Google Workspace với Gmail miễn phí là việc sử dụng tên miền được cá nhân hóa.

Sử dụng dịch vụ miễn phí của Gmail sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ email trông như thế này – example@gmail.com hoàn toàn chấp nhận được cho việc sử dụng cá nhân. Nhưng Google Workspace cho phép doanh nghiệp sử dụng một tên miền tùy chỉnh phù hợp hơn với doanh nghiệp, chẳng hạn như example@yourdomain.com.

Địa chỉ email sau chắc chắn có giao diện chuyên nghiệp hơn so với Gmail miễn phí của nó và sử dụng tên miền tùy chỉnh có thể giảm nguy cơ email của bạn rơi vào thư mục spam theo Campaign Monitor (Giám sát chiến dịch).

Khách hàng sẽ có xu hướng chọn một công ty sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp so với những công ty không có địa chỉ email riêng.

Xem ngay: Cách đăng ký email tên miền công ty trên Google chỉ với 9 bước đơn giản.

Kiểm soát hoàn toàn người dùng email

Với Gmail miễn phí, người dùng có toàn quyền kiểm soát toàn bộ tài khoản.

Với Google Workspace, quản trị viên có toàn quyền kiểm soát và thậm chí có thể thay đổi quyền truy cập tài khoản email.

Bạn có thể theo dõi các email đến và đi và thậm chí thay đổi mật khẩu khi một nhân viên rời khỏi doanh nghiệp.

Đây là một phân tách lớn cho các doanh nghiệp muốn duy trì hồ sơ liên lạc của công ty và cho các công ty thực hiện bảo mật dữ liệu một cách nghiêm túc.

>> So sánh tính năng và chi phí email doanh nghiệp 3 giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.

Bảo mật dữ liệu email: Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài liệu từ Google Workspace

Mọi tài liệu Google hoặc tệp Word được tạo bởi người dùng đều là tài sản của công ty. Các tệp này có thể là những tệp được tạo trong Docs, Slides hoặc Sheets và tất cả chúng có thể được quản trị viên truy cập khi bạn chọn Google Workspace cho email của mình.

Quản trị viên có thể truy cập bất kỳ tệp nào được lưu trên Google Drive từ ổ cứng của người dùng.

Tính linh hoạt này cho phép mọi tài liệu dễ dàng được chia sẻ giữa nhiều người dùng miễn là họ ở trên cùng một tài khoản Google Workspace. Bạn có thể chia sẻ chế độ xem tài liệu cho nhóm của mình mà không phải gửi thủ công cho từng người một.

Điều này không chỉ thuận tiện, nếu có chuyện gì xảy ra với nhân viên, việc truy cập tệp này có thể tiết kiệm thời gian rất lớn cho các thành viên còn lại trong nhóm của bạn để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tham gia vào tất cả các dự án có liên quan mà nhân viên đang làm việc.

Xem ngay: 3+ cách tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí thao tác đơn giản.

Thao tác với địa chỉ email

Bây giờ bạn có thể tạo một địa chỉ email nhóm phân phối một email nhận được trên hộp thư đó cho người dùng được gán cho nó.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu khách hàng liên hệ với một bộ phận nhất định trong công ty. Nó hợp lý hóa việc liên lạc tại doanh nghiệp của bạn và hướng email đến đích thích hợp ngay lập tức mà không cho phép thư đến bị trả lại, điều mà có thể khiến bạn mất khách hàng mới.

Một tính năng hữu ích khác mà Google Workspace cung cấp là sử dụng bí danh.

Một người có thể có nhiều bí danh email (không nên nhầm lẫn với nhiều địa chỉ email). Email được gửi đến một số địa chỉ bí danh có thể lọc qua một hộp thư. Một bí danh có thể chứa tên người dùng hoặc tên miền khác và tất cả các email nhận được sẽ nằm trong hộp thư đến của bạn.

Ví dụ: email doanh nghiệp đầy đủ của bạn có thể là John.Smith@BlueKnickKnacks.com . Điều này có thể phức tạp đối với một khách hàng khi cần nhớ, vì vậy việc có thể nói với khách hàng rằng họ có thể gửi email cho bạn tại john@bkk.com (và có địa chỉ email đó trong hộp thư đến của bạn), có thể khá tiện lợi.

Thêm dung lượng lưu trữ email

Một điểm khác biệt lớn giữa Google Workspace và Gmail miễn phí là dung lượng lưu trữ của nó.

Gmail miễn phí chỉ cung cấp 15GB dung lượng hộp thư đến trong khi Google Workspace Business Starter là gói cơ bản nhất đã cung cấp 30GB cho mỗi người dùng.

Bạn cũng có tùy chọn nâng cấp lên gói Google Workspace Business Standard hoặc Plus hoặc Google Workspace Enterprise để mở khóa bộ nhớ đám mây không giới hạn cho mọi người dùng tại công ty của bạn. Tham khảo chi phí G Suite và tính năng của từng gói tại đây.

Google Workspace hay Gmail miễn phí là lựa chọn tốt hơn cho Email doanh nghiệp của bạn?

Đây chỉ là một số khác biệt giữa Gmail miễn phí và Google Workspace cho email doanh nghiệp của bạn, nhưng giá trị của Google Workspace thì rất rõ ràng rồi.

Chi phí bạn bỏ ra cho Google Workspace rất xứng đáng với các tính năng email bổ sung mà bạn sẽ nhận được.

Tất nhiên, sự lựa chọn là tùy thuộc vào điều kiện của mỗi doanh nghiệp, nhưng với một lựa chọn đem đến giá trị lâu dài cho phát triển của công ty như Google Workspace thì rất đáng để doanh nghiệp sử dụng.

>>Để tiết kiệm các bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí: tạo email tên miền với Google trong 5 phút.

Chuyển đổi từ Gmail miễn phí sang Gmail trong Google Workspace dễ dàng

Khi so sánh Gmail miễn phí và Gmail trong G Suite về hình thức và giao diện người dùng, thì cơ bản là giống nhau.

Vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc cần có một lộ trình học tập cho nhóm của bạn hoặc sẽ giảm năng suất sau khi chuyển từ Gmail sang Google Workspace thì điều đó là không thể. Bạn có thể dễ dàng thiết lập Gmail cho doanh nghiệp của mình thông qua bảng quản trị Google Workspace.

Gmail trong Google Workspace trông giống và hoạt động tương tự như Gmail miễn phí, do đó không cần đào tạo chuyên môn nếu bạn và nhân viên của bạn đã thành thạo với Gmail.