G suite là một dịch vụ mail trả phí được Goolge ra mắt 2016. G Suite được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Với các công cụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp bao gồm Gmail, Drive, Documents và Meet.

Ngày 6/10/2020, Google chính thức giới thiệu sản phẩm Google Workspace. Được phát triển dựa trên G suite với một sứ mệnh mang trải nghiệm mới đến cho doanh nghiệp.

Tổng quan về Google Workspace

Sự khác biệt giữa Google Workspace và Gmail miễn phí là gì?

Bộ công cụ dành cho công việc, bạn sẽ nhận được một số tính năng dành cho doanh nghiệp không có trong Gmail miễn phí.

Một số tính năng bao gồm: email doanh nghiệp tùy chỉnh @matma.com.vn, gấp đôi dung lượng bộ nhớ đám mây trên Gmail và Drive, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7, thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9% đối với email doanh nghiệp, khả năng tương tác với Microsoft Outlook, các tùy chọn bảo mật bổ sung như xác thực hai bước và SSO cũng như các kiểm soát quản trị cho tài khoản người dùng.

Bạn có thể mua những tính năng riêng rẻ Google Workspace không?

Không. Google Workspace cung cấp cho doanh nghiệp một bộ ứng liền mạch và xuyên suốt.

Trong môi trường làm việc nảy sinh một số vấn đề như trao đổi công việc một cách tức thời, lập lịch thời gian biểu quá trình làm việc, tạo bảng phân bố công việc, Trao đổi xử lý tài liệu tương tác ngay tức thời.

Google Workspace
Google Workspace

Họp video trực tuyến, lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng. Tất cả đều là những bộ công cụ cần thiết cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng những công cụ này cùng nhau sẽ cải thiện năng suất và mang lại cho doanh nghiệp của bạn giá trị cao nhất.

Khi đang sử dụng công cụ tương tự tôi có thể thay thế Workspace không?

Có nhiều khách hàng của chúng tôi gở bỏ gói công cụ hỗ trợ làm việc hiện tại của họ và tin tưởng hoàn toàn và sử dụng Google Workspace để tạo nhiều tập tin khác nhau như văn bản, bảng tính, và bản trình bày.

Bạn có thể làm việc trên các tập tin đó trong thời gian thực được lưu trữ trên đám mây của Google. Tất cả các ứng dụng đều được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.

Nhờ các ứng dụng đám mây trên Workspace mang lại cho người dùng trải nghiệm cao nhất tức thời, nhanh chóng, không cần phải cài đặt phần miềm tốn thời gian và dung lượng.

Các tập tin của Workspace tương thích hầu hết với các lại tập tin khác nhau.

Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp

Tính năng chung

Bạn có thể tạo lịch nhóm không?

Có. Bạn có thể tạo lịch và chia sẻ với mọi người trong nhóm có thể truy cập. Bạn có thể lên lịch cho các sự kiên, ngày nghỉ và cuộc họp thường xuyên của nhóm.

Bạn có thể duy chuyển và đồng bộ tất cả các lịch của mình không?

Có. Ngoài lịch bạn có thể duy chuyển những dữ liệu khác khi cần. Hãy xem phần Di chuyển dữ liệu của tổ chức sang Google Workspace để biết thêm thông tin về các công cụ có thể dùng cho việc di chuyển này.

Ngoài ra bạn có thể cho phép Microsoft Exchange và Lịch Google hoạt động cùng nhau, hãy xem công cụ Lịch Interop.

google calendar
google calendar

Nhắc nhở sư kiện

Có. Mặc định 10 phút trước khi diễn ra sự kiện, lịch sẽ tự động bật lời nhắc. Bạn có thể cài đặt thời gian nhắc nhở phù hợp với thời gian của mình.

>>Xem chi tiết: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp đám mây với Google Workspace.

Họp với Google Meet

Người bên ngoài doanh nghiệp của bạn có thể tham gia Meet không?

Chắc chắn là được! Chỉ với vài thao tác đơn giản bạn có thể chia sẻ liên kết với tất cả nhưng người tham gia cuộc hop. Giúp bạn liên hệ với những người bạn cần dễ dàng.

Nội dung cuộc họp có an toàn không?

Có. Tất cả các nội dung cuộc họp đều được mã hóa an toàn.

Có yêu cầu dịch vụ bến thứ 3 quay số không?

Không. Với phiên bản Enterprise của Google Workspace, bạn có khả năng bao gồm số điện thoại và mã PIN trong từng cuộc họp mà không cần phải có cấu hình khác.

Google Drive

Bạn có thể tải lên Drive những loại tập tin nào?

Bạn có thể tải mọi định dạng file lên Google Drive và chuyển đổi một số tập tin nhất định sang tài liệu Google dựa trên trang web: Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.

Dung lượng lưu trữ của Google Drive

Mỗi người dùng sẽ được cấp 30 dung lượng lưu trữ chùng chung Drive và Gmail.

Nếu không đủ bạn có thể nâng cấp lên bộ nhớ không giới hạn (tài khoản có dưới 5 người dùng nhận được 1TB/người dùng) với một khoản phí bổ sung.

Xem thông tin chi tiết về giá email doanh nghiệp  của Google Workspace để biết thêm thông tin.

Google Drive
Google Drive

Sự khác biệt giứa Drive trên Workspace

Gấp đôi dung lượng so với tài khoản miễn phí, khả năng kiểm soát quyền và báo giá nâng cao, hỗ trợ 24/7 qua điện thoại và email

Bạn có thể nâng cấp lên bộ nhớ không giới hạn (tài khoản có dưới 5 người dùng nhận được 1TB/người dùng) dễ dàng.

Tài liệu có sử dụng ngoại tuyến không?

Có. Tính năng này khả dụng trong trình duyệt Chrome. Nếu bạn chưa có, hãy dùng thử Chrome—một trình duyệt miễn phí và dễ cài đặt.

Có thể chia sẻ tập tin ra bên ngoài không?

Có. Bạn có thể cài đặt cấp quyền chỉnh sửa, xem hoặc nhận xét cho từng tài liệu truy cập cho bất kì ai.

Currents

Các tùy chọn trong càu đặt cho phép bạn hiển thị hay ẩn bài đăng của mình trên Currents trong hồ sơ của mình.

Quản trị viên có thể chặn hồ sơ người dùng hiển thị trong kết quả tìm kiếm công khai trên web. Hơn nưa admin còn có thể kiểm soát khả năng hiển thị của hầu hết thôn tin hồ sơ.

Các nhóm riêng tư cung cấp thêm một lớp bảo mật để chỉ những người dùng trong tổ chức mới chó thể tham gia. Tất cả dữ liệu bạn đăng sẽ được hạn chế ở mức tổ chức

Google Chat Hangout

Khi sử dụng Google Workspace bạn sử dụng tính năng chat miễn phí.

Tính năng này giúp trao đổi công việc tức thời nhanh hơn hiệu quả hơn.

Google trang tính

Trang tính hỗ trợ bạn tạo bảng tính toán thao tác trên các ô dễ dàng. Bạn có thể sử dụng các công thức này để tạo hàm thao tác dữ liệu và tính toán các chuỗi và số.

Để sử lý công việc thuận tiện bạn có thể sử dụng phím tăt trên Google trang tính. Những phím tắt rất giống với phím cũ mà bạn đã sử dụng.

Ngoài ra bạn có thể định dạng nhiều loại tập tin khác thành trang tính mà tập tin gốc vẫn còn nguyên.

>>Xem thêm: Cách tạo email tên miền với Google Miễn phí trong 5 phút.

Biểu mẫu

Bất kì ai cũng có thể tương tác trên biễu mẫu. Bạn có thể cài đặt biểu mẫu ở quyền riêng tư giới hạn lại quyền xem chỉnh sửa biễu mẫu của mình.

Biễu mẫu có thể xử lý nhiều dữ liệu như trang tính. Dữ liệu có thể xử lý lên đến 2 triệu ô dữ liệu.

Trang trình bày

Với trang trình bay bạn có thể vẽ sơ đồ, biểu đồ, chèn đối tượng và hình dạng, định dạng văn bản và hình ảnh, bật hoạt ảnh và hơn thế nữa.

Tương tự như trang tính bạn có thể chuyển đổi nhiều dạng tập tin khác thành trình bày.

Bạn có thể cấp quyền xem, sửa trên trang tính của bạn. Chỉ cần được cấp quyền mọi người có thể đồng chỉnh sửa tài nguyên theo thơi gian thực.

Google Slides
Google Slides

Google Site

Những người dùng bên ngoài công ty vẫn có thể truy cập trang web của bạn, kể cả khi không có tài khoản Google Workspace. Bạn cũng có thể chọn hạn chế truy cập thông qua cài đặt chia sẻ.

Công ty bạn đang sử dụng Google Site phiên bản trước thì không có sự gián đoạn nào cả. Hãy tiếp tục xây dựng và chỉnh sửa Site của mình.

Bạn có thể đăng lý mua tên miền thông qua một số đối tác của Google. Sau khi bạn chọn mua miền mới chúng tôi sẽ hướng dẫn quá trình thiết lập.

App Script

Với Apps Script bạn có thể tự động hóa quá trình, tích hợp và gia hạn Google Workspace diễn ra dễ dàng.

Hãy khám phá thư viện mẫu giải pháp để tìm ra cách giải quyết cho những vấn đề phức tạp của doanh nghiệp. Ngoài ra các bạn có thể xem tài liệu hoặc tham dự các lớp học trong Google Workspace Developer Hub để có nhiều kiến thức mới.

Trong quá trình sử dụng có nhiều vấn đề không hiểu bạn có thể xem Stack Overflow và Cộng đồng Apps Script của Google để tìm câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có. Sẽ có tất cẩ câu trả lời bạn cần.

Quản trị viên tài khoản Google Workspace

Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản dành cho quản trị viên tại admin.google.com. Nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn để đăng nhập và bảng điều khiển sẽ hiện ra.

Tài khoản người dùng bao gồm tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản Google Workspace. Bạn cũng có thể tạo tài khoản để sử dụng làm danh sách gửi thư và cung cấp cho mọi người địa chỉ email thay thế.

Admin Google
Admin Google

Giá cả các phiên bản

Google Workspace có 3 phên bản: Basic, Business và Enterprise. Gói Basic có 30 GB bộ nhớ cho mỗi người dùng, Business cung cấp tính năng lưu trữ và bộ nhớ không giới hạn, Enterprise bao gồm thêm khả năng tùy chỉnh và kiểm soát nâng cao.

Google Workspace có cung cấp bản dùng thử 14 ngày. Hãy xem hướng dẫn đăng ký ngay khi dùng thử bản miễn phí bạn sẽ tạo tối đa 10 tài khoản trong nhom của bạn.

Khi đăng ký các bạn cần cung cấp thôn tin thanh toán để thiết lập tài khoản của bạn nhưng bạn sẽ tính phí sau khi hết thời gian sử dụng miễn phí. Bạn có thể hủy đăng ký bất kì lúc nào.

Để khai thác tối đa các tính năng miễn phí bạn nên sử dụng ít nhất 3 tính năng như tài liệu, tổ chức cuộc họp trong Google meet hoặc sử dụng gmail trên thết bị di động.

Bạn có thẻ thanh toán trực tiếp với Google hoặc liên hệ thông qua Công Ty Mật Mã đại lý của Google tại Việt Nam.

Chi phí thiết lập và duy chuyển dữ liệu

Khi duy chuyển dữ liệu và thiết lập sang Google Workspace bạn không mất bất kì chi phí nào. Nhóm hỗ trợ của Google và đối tác sẵng sàng hỗ trợ khi bạn cần.

Bạn có thể thanh toán bằng thẻ ghi nợ quốc tế. Google chấp nhận thanh toán từ Visa, Mastercard và American Express. Ngoài ra nếu bạn đăng ký ở đối tác Mật Mã bạn sẽ được hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng nhanh chóng.

Một người dùng định nghĩa thế nào?

Một người dùng được định nghĩa là ten@tencongty. Một người dùng có thể có nhiều địa chỉ email bằng cách tạo bí danh email. Bạn có thể thêm tối đa 30 bí danh email. Một bí danh support@tencongty không được xem là người dùng.

Chi phí tên miền không bao gồm trong chi phí Google Workspace. Bạn có thể mua tên miền đó với Google hoặc một nhà cung cấp dịch vụ tên miền.

Không, chi phí của một miền riêng biệt với Google Workspace. Trong quá trình đăng ký, bạn sẽ chỉ định miền mà bạn muốn sử dụng cho email doanh nghiệp của mình. Nếu chưa sở hữu miền, bạn có thể mua miền đó từ Google với một khoản phí bổ sung.

Vấn đề bảo mật

Google Workspace được thiết kế để giảm bớt các mối đe dọa hệ thống bảo mật trên đám mây.

Google tuyển dụng các chuyên gia bảo mật hàng đầu thế giới về bảo mật máy tính, để bảo vệ dữ liệu của các bạn.

Như các đội nhóm của Google không ngừng đổi mới và giúp bảo vệ dữ liệu của bạn ngày càng an toàn hơn, không chỉ cho hàng tỷ người dùng Google mà còn cho các tổ chức doanh nghiệp.

Google có thành tích nổi bật về bảo vệ dữ liệu người dùng. Chúng tôi bảo vệ dữ liêu khỏi các hoạt động xâm nhập từ bên ngoài cũng như mối đe dọa từ bên trong.

Ngoài ra, Google Workspace giới hạn và theo dõi nghiêm ngặt mọi hoạt động truy cập nội bộ vào dữ liệu của người dùng.

Một nhóm nhỏ người dùng phải tuân thủ các biện pháp nghiêm ngặt, ghi nhật ký chi tiết và quét hoạt động để phát hiện hoạt động truy cập không phù hợp qua phân tích nhật ký.

Tất cả mọi hoạt động thâm nhập khai thác dữ liệu đều được Google mã hóa và chặn lại giúp dữ liệu của bạn an toàn hơn sử dụng rộng rãi hơn.

Chúc các bạn thành công!