Ngày này công nghệ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Các vấn đề mà doanh nghiệp mắc phải như lưu trữ, trao đổi thôn tin, an toàn bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Email doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đó rất tốt giup bạn vận hành bộ máy hiệu quả hơn. Chúng ta cùng tìm hiểu tại sao các công ty phải sử dụng email doanh nghiệp.
Nội dung chính
1. Nhớ đến thương hiệu của bạn với email doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp bạn phải tìm kiếm khách hàng mới. Bạn gửi một thông tin đến với khách hàng nhưng với email cá nhân miễn phí chứ không phải là email theo tên miền doanh nghiệp.
Thay vì khách hàng nhận đươc email là hotro@mmgroup.vn thì lúc này khách hàng của bạn nhận được là “hotro@gmail.com.” Và bạn nhận được là một sự nghi ngờ từ khách hàng, đôi chút không chuyên nghiệp đang được thể hiện trên con người bạn chỉ vì một tài khoản email.
Doanh nghiệp phải chỉnh chi và chuyên nghiệp đến từng chi tiết nhỏ nhất.
Bên cạnh việc lấy lại lòng tin của khách hàng với email doanh nghiệp. Trong một số trường hợp bạn quên danh thiếp thì khách hàng thì khách hàng và đối tác vẫn có thể nhớ được tài khoản Gmail của bạn dẫn đến việc trao đổi không bị gián đoạn.
Email doanh nghiệp có cấu trúc đơn giản tenban@domain.com. Ví dụ như hotro@mmgroup.vn thật chuyên nghiệp đúng không nào.
>>Xem thêm: Microsoft 365 giải pháp email doanh nghiệp an toàn chất lượng.
2. Xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn
Công nghệ ngày càng phát triển các vụ tấn công qua mạng ngày càng nhiều. Nhất là các tài khoản email cá nhân miễn phí được các Hacker khai thác rất nhiệt tình.
Một ngày nào đó bạn nhận được một Spam email từ khách hàng vừa mới hợp tác. Nhưng đọc email bạn biết chắc chắn là lừa đảo.
Liệu bạn có muốn tiếp tục gửi thông tin quan trọng của công ty cho khách hàng này nữa không?
Khi vận hành một hệ thống email làm việc vấn đề an toàn bảo mật nâng cao và bộ lọc Spam giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi những mối đe dọa bên ngoài.
Khi doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển thì đều này là cần thết chỉ một lỗ thủng nhỏ có thể đắm cả con tàu. Chỉ cần một thôn tin bảo mật bị lộ ra ngoài có thể gây thiệt hại to lớn.
Email tên miền doanh nghệp giúp các bạn yên tâm đảm bảo rằng các tập tin quan trọng bạn sẽ không bị nhiễm virus hay malware. Ngoài ra, khách hàng của bạn cũng sẽ yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những thông tin nhạy cảm, quan trọng mà không sợ bị tấn công.
3. Hãy yên tâm rằng công nghệ sẽ phát triển song hành với bạn
Khi sử dụng email cá nhân chủ doanh nghiệp không thể quản lý được thôn tin khách việc này có thể ảnh hưởng đến phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Email doanh nghiệp gắn bó định hướng lâu dài với chiến lược của doanh nghiệp. Email đám mây dành cho doanh nghiệp giúp nhà quản lý dể dàng thực hiện các vấn đề như:
- Kểm tra thôn tin email của nhân viên khi họ nghỉ phép du lịch bị bênh, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
- Nhà quản lý có thể xem thôn tin trao đổi của nhân viên với khách hàng từ đó can thiệp.
- Tích hợp thêm nhiều tài khoản email dễ dàng khi nhân viên tăng lên.
- Tạo bộ công cụ làm việc hiệu quả.
Trong quá trình phát triển doanh nghiệp xung đột giữa các phòng ban là không tránh khỏi. Tất cả các người dùng sử dụng email đều thuộc quền quản lý của công ty.
Từ đó giải quyết được mâu thuẫn giữa các nhân viên trong phòng bạn hoặc giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên với khashc hàng, trành gây ra thiệt hại không đáng có.
4. Các ứng dụng văn phòng làm việc
Ngoài công cụ email trao đổi trong công việc email doanh nghiệp còn cung cấp cho các bạn các công cụ liên quan đến làm việc và văn phòng như:
Lịch để lên kế hoạch trong nội bộ và bên ngoài, ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel,…), hỗ trợ dịch vụ khách hàng qua email hoặc điện thoại, chống spam và thư rác qua các cuộc tấn công, dung lượng lưu trữ hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn, an toàn và bảo mật dữ liệu.
Các bạn tham khảo thêm bảng so sánh tính năng và chi phí email doanh nghiệp chi tiết.
5. Lưu trữ dự liệu dung lượng lớn
Khi sử dụng email đám mây sẽ cho phép người dùng lưu trữ lên đến 50G email đính kèm 150 MB và lưu trữ dữ liệu Onedrive lên đến 1TB. Doanh nghiệp của bạn ngày càng mở rộng và thời gian hoạt động càng lâu dung lượng lưu trữ sẽ ngày một tăng lên.
Các gói email hosting không thể đảm bảo khả năng lưu trữ và mở rộng. Các gói email đám mây bạn có thể sử dụng và mở rộng rất nhiều. Chỉ cần đăng ký gói email doanh nghiệp bổ xung dung lượng lên đến 100GB hoặc 1TB tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.
Dữ liệu được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu đám mây an toàn bảo mật tuyệt đối.
6. Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
Với công cụ tìm kiếm hàng đầu tất cả các dữ liệu được lưu trữ thông tin thông minh dễ dàng tìm kiếm. Các dữ liệu được sắp xếp thông mình các bạn có thể dễ dàng tìm thấy. Ngoài ra còn có tính năng eDiscovery (khám phá điện tử) chính là điểm giá trị của email đám mây.
Trong quá trình làm việc có rất nhiều mâu thuẩn xảy ra một số nhân viên đánh cắp dữ liệu xóa email quan trọng đến giao dịch khác hàng. Tính năng lưu trữ email và eDiscovery để trích xuất dữ liệu, bằng chứng trong suốt quá trình giao dịch email trong tổ chức.
Dữ liệu khách hàng rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp chúng ta không thể đánh mất khác hàng với những lỗi ngớ ngẫn như vậy.
Chính vì lẽ đó, email đám mây luôn đi kèm với tuyên ngôn “dữ liệu của bạn thuộc về bạn” theo đúng nghĩa.
