Chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm tốt giúp công ty trở nên chuyên nghiệp, công việc hoàn thành hiệu quả hơn. Công cụ nào hỗ trợ làm việc nhóm tốt nhất hiện nay?
Chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm hiệu quả giúp công việc giải quyết nhanh, chất lượng hơn. Vì thế, sử dụng công cụ hỗ trợ là điều rất quan trọng và không thể thiếu. Google ra mắt ứng dụng Drive tích hợp trong G Suite Business với nhiều tính năng vượt trội. Và nó đã trở thành công cụ thiết yếu trong mọi công ty.
Dưới đây là những vai trò của Team Drive trong làm việc nhóm và chia sẻ dữ liệu.
Nội dung chính
1. Lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tệp
Với Team Drive hay Drive nhóm chỉ khả dụng trên Business Standard, Business Plus và Enterprise. Bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tệp với mọi thành viên trong nhóm ở bất kỳ đâu. Nhất là với những công việc cần giải quyết nhanh. Bạn có thể chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc trên cùng tệp.
Hướng dẫn sử dụng, video trợ giúp, ghi chú của bạn trong nhóm được chia sẻ tới mọi người và thuộc về nhóm chứ không phải là cá nhân. Nên khi email tạo tệp bị xóa thì tệp vẫn được giữ lại và công việc không bị gián đoạn.
Trường hợp thêm thành viên mới, Admin sẽ cấp quyền cụ thể cho từng người như. Quyền xem thư mục và tệp, có thể chỉnh sửa tệp, có thể tạo thư mục, có thể tạo và tải tệp lên,…Đây là giải pháp chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm được xem là tốt nhất hiện nay.
2. Quản lý thành viên nhóm dễ dàng hơn
Với Google Drive nhóm, quản trị viên là người có thể tùy chỉnh mọi thứ. Những công việc như thêm mới, xóa thành viên, chỉnh sửa, chia sẻ được thực hiện nhanh, tiết kiệm thời gian.
Bên cạnh đó, ứng dụng này giúp quản lý thực hiện công việc một cách khoa học. Không cần phải liên hệ với ai đó bằng ứng dụng khác mỗi khi có việc trao đổi mà có thể nói chuyện và thảo luận trên Drive luôn.
>> Xem ngay: Cách tạo email tên miền công ty với 5 phút đơn giản. Quản lý đội nhóm dể dàng, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
3. Hiểu và quản lý quyền chia sẻ
Thành viên trong nhóm sẽ thấy cùng một tập tin khi có ai bổ sung hoặc sắp xếp lại chúng. Hoặc quản lý quyền có thể chia sẻ thông qua việc hạn chế chỉnh sửa, sắp xếp lại, nhận xét hoặc xóa tệp. Như thế, việc chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm trở nên tự động. Ai cũng có thể theo dõi được.
Xem thêm Zoho Mail với tính năng tương tự làm việc nhóm lọc thư rác, an toàn bảo mật cao, email tên miền riêng cho doanh nghiệp và đặc biệt là chi phí rất thấp so với G Suite.
4. Cài đặt bộ công cụ G Suite trong doanh nghiệp
G Suite (Google Workspace) là bộ công cụ do Google phát triển. Đem đến giải pháp toàn diện cho mọi doanh nghiệp. Hiện nay, phần lớn các công ty lớn nhỏ đều dùng G Suite. Nó sẽ giúp công việc hoàn thành nhanh gọn, hiệu quả hơn. Chúng tích hợp nhiều ứng dụng như Google Drive nhóm, gmail, calendar,…
Kết
Trên đây là những lợi ích của Teams Drives. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích!
>> Có thể bạn quan tâm:
