Nội dung chính
Google Workspace bao gồm những gì?
Google Workspace bao gồm một loạt các ứng dụng được thiết kế tối ưu cho việc cộng tác cùng nhau; giao tiếp và làm việc nhóm. Nó dành cho doanh nghiệp và các tổ chức kinh doanh ở mọi cấp quy mô từ một người cho tới các tập đoàn đa quốc gia.
- Google Mail: Hay còn gọi là Gmail, Email theo tên miền riêng sử dụng nền tảng Gmail quen thuộc với năng lực bảo mật và hiệu năng nâng cao.
- Google Drive: Một công cụ lưu trữ, chia sẽ và quản dữ liệu trên đám mây. Được tích hợp sẵn trình đọc với đa số các định dạng File phổ biến.
- Google Calendar: Lịch thông minh được tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác.
- Meets: Họp video trực tuyến chất lượng cao từ mọi thiết bị.
- Chat: Gửi tin nhắn, chát hoặc chat nhóm bảo mật cao.
- Docs: Soạn thảo và trình bày văn bản trên đám mây. Có thể chia sẽ và làm việc nhóm cùng nhau. Docs được tích hợp sẵn trong Google Drive và có thể tương thích với các file Microsoft Word.
- Sheets: Trang tính tương thích với Microsoft Excell.
- Slides: Tạo file trình chiếu nhanh và hiệu quả
- Forms: Tạo Forms hoặc thu thập ý kiến nhanh trên đám mây
- Sites: Tạo các trang thông tin nội bộ hoặc public mà không cần mã lập trình.
- Keep: Ghi chú và quản lý công việc hiệu quả
- Jamboard: Bảng viết điện tử cho phép trình bày ý tưởng ngay trên màn hình của bạn
- Apps script: công cụ phát triển ứng dụng mã thấp
- Cloud Search: Tìm kiếm nội dung đám mây trong tổ chức
- Khác: Các ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Google hoặc bên thứ ba được tích hợp.
Danh sách một số ứng dụng có sẵn trong Google Workspace
Một số tính năng thú vị dành cho người dùng của Google Workspace
- Collaborative Inbox: Hay còn gọi là hộp thư cộng tác. Nó là một tính năng thuộc ứng dụng Groups Business trong Google Workspacce. Tính năng này cho phép tạo ra một hộp thư nhóm dùng chung cho nhiều thành viên. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể sử dụng (gửi và nhận email) hộp thư này, nghĩa là thành viên vẫn sử dụng email của cá nhân thành viên nhưng có thể nhận email nhóm và gửi hồi đáp với vai trò email nhóm. Thông thường các công ty có thể hộp thư cộng tác cho các phòng ban có nhiều thành viên như: support@tenmien.com, sales@tenmien.com…; khi khách hàng gửi email tới hộp thư này toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được thông tin và thành viên nào phản hồi trước thì các thành viên còn lại có thể theo dõi trạng thái phản hồi. Xem chi tiết tính năng này tại đây
- Ủy quyền thư và lịch: Một người dùng email có thể ủy quyền để người khác có thể là trợ lý hoặc thư ký của họ thay mặt chủ email check và hồi đáp tới khách hàng. Người được ủy quyền được chia sẽ hộp thư đến giống hệt hộp thư đến của bạn. Họ có thể xem, đọc, xóa và gửi Email nhưng không thể thay đổi mật khẩu tài khoản Google và không thể Chat thay mặt người ủy quyền. Có thể ủy quyền thư cho một nhóm nhiều thành viên. Xem chi tiết về ủy quyền thư và lịch tại đây
- Đặt lịch ngày nghỉ phép và ủy quyền công việc: Đây là tính năng có sẵn trong Google Workspace với các ứng dụng Calendar và Drive…; Một khi bạn có lịch nghỉ phép và rời khỏi văn phòng. Bạn có thể đặt lịch ở chế độ OUT OF OFFICE để thông báo cho đồng nghiệp biết về thời gian nghỉ của bạn, đồng thời bạn chia sẽ dữ liệu và phân công công việc với tính năng chia sẽ trong Drive. Xem thêm hướng dẫn tại đây
Các tính năng độc nhất vô nhị dành cho quản trị viên Google Workspace.
Công cụ dành cho quản trị viên Google Workspace là một trong những tính năng quan trọng nhất mà Google thiết kế cho bộ ứng dụng. Nó chứa rất nhiều tính năng hữu ích và độc đáo để cho phép quản trị viên quản lý toàn diện mọi thứ trong tổ chức.
-
Manage quarantines: Thiết lập quản lý vùng cách ly. Vùng cách lý là tính năng cho phép một nhóm các nhân viên được phép quản lý duyệt các thư đến và đi của những người dùng khác trước khi email đó được gửi hoặc nhận. Ví dụ: bộ phận pháp chế cần duyệt các thư gửi đi và nhận về của nhóm các nhân viên mới thuộc phòng kinh doanh. Thiết lập vùng cách ly cho phép quản trị viên chỉ định các nhân viên được phép quản lý kiểm duyệt email và các nhân viên bị kiểm duyệt.
- Routing: Hay còn gọi là định tuyến. Chứa các chức năng cho phép quản trị viên điều khiển dòng Email ra vào theo cách của mình. Nghĩa là quản trị viên có thể có các cài đặt điều khiển dòng Email của tổ chức từ việc thư vào cho tới thư ra. Một số ví dụ có thể thể thực thi được như sau: Định tuyến để các luồng thư đến Gmail và chuyển ra các máy chủ mail khác: Tại đây, quản trị viên có thể cho phép một phần email chuyển đến Google Mail và một phần khác sẽ chuyển sang duyệt mail tại một máy chủ khác như Microsoft 365 hoặc một nhà cung cấp khác. Định tuyến tạo các bản sao email của người dùng chuyển tới một email được chỉ định (thêm người nhận thư): Nói đơn giải là cho phép thêm một người nhận các bản sao email ra vào. Tính năng này thực sự có ý nghĩa khi các tổ chức muốn thực thi nhiều máy chủ email trên cùng một tên miền hoặc thiết lập các chính sách lưu giữ chứng cứ pháp lý của nội dung email của người dùng thông qua việc thêm người nhận thư.
- Giới hạn thư: Cho phép hoặc không cho phép người dùng gửi nhận Email đến một số tên miền theo danh sách hoặc chỉ gửi nội bộ mà không thể gửi ra các tên miền bên ngoài.
- Chính sách chia sẽ dữ liệu: Thiết lập các chính sách cho phép hoặc không cho phép người dùng chia sẽ dữ liệu từ Drive và tệp đính kèm ra ngoài tên miền. Có thể đặt chính sách giới hạn dung lượng hoặc theo tên file.
- Devices Managerment: Quản lý thiết bị. Tính năng này cho phép quản trị viên quản lý toàn bộ các thiết bị có kết nối với Google Workspace của người dùng. Nó cho phép người dùng đồng ý chính sách dịch vụ của tổ chức để quản lý dịch vụ và dữ liệu của tổ chức trên thiết bị được phép sử dụng. Từ đó có thể khóa thiết bị từ xa, đăng xuất dịch vụ khỏi thiết bị, khóa hoặc xóa dữ liệu của tổ chức ra khỏi thiết bị khi thiết bị đó bị thất lạc hoặc gặp rủi ro bảo mật.
