Lợi ích của Google Workspace với doanh nghiệp

Lợi ích của Google Workspace với doanh nghiệp và vô cùng tuyệt vời. Bởi Google Workspace giúp mọi người làm việc và cộng tác với nhau dễ dàng. Bạn có thể làm việc ở bất kỳ nơi đâu trên mọi thiết bị. Chỉ cần thiết bị của bạn kết nối internet.

1. Google Workspace là gì?

G Suite là bộ ứng dụng thông minh của Google giờ đây đã được đổi tên thành Google Workspace. Nhiều khách hàng tìm đến Google Workspace để đáp ứng nhu cầu lưu trữ email cho doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, Google Workspace không chỉ đơn thuần là email. Nó cũng bao gồm một loạt các ứng dụng và tính năng có ích. Trên thực tế, có lẽ bạn đã sử dụng hoặc quen thuộc với một số ứng dụng trong số đó.

2. Lợi ích của Google Workspace cho doanh nghiệp như thế nào?

Cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

2.1 Gmail

Theo Litmus, Gmail dẫn đầu với tư cách là ứng dụng email phổ biến nhất, với 26% thị phần. Gmail đã xuất hiện từ năm 2004 và hiện có hơn 1,2 tỷ người dùng.  

Google Workspace về cơ bản cho phép nhân viên của bạn có tài khoản Gmail của riêng họ với  địa chỉ email gắn tên miền doanh nghiệp (ví dụ: john@yourbusiness.com). Một doanh nghiệp rất nhỏ với một hoặc hai người dùng có thể sử dụng các tài khoản Gmail miễn phí. Nhưng một khi bạn bắt đầu thuê nhiều nhân, bạn sẽ thấy mình cần các tài khoản có thể được quản lý riêng.

Giả sử bạn đang phát triển một doanh nghiệp lĩnh vực gia sư email tên miền miền có dang hotro@giasu.com.vn. Nhìn vào email tên miền thật chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

2.2 Lịch Google

Ứng dụng này giúp chúng ta lên lịch các cuộc gọi với khách hàng. Và đặt ngày đến deadline và lời nhắc cho các dự án quan trọng. Lịch Google có thể giúp bạn giữ lịch trình một cách có tổ chức.

Một trong những điều tuyệt vời khi sử dụng Lịch Google trong Google Workspace, là khả năng tạo nhiều lịch có thể truy cập được cho mọi người trong công ty của bạn.

2.3 Google Drive

Google Drive cho phép bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ các tệp của mình an toàn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào. Các gói Google Workspace Business Starter đi kèm với 30GB dung lượng lưu trữ cho mỗi nhân viên. Các phiên bản cao hơn cung cấp dung lượng lưu trữ từ 2TB đến không giới hạn. Giúp bạn có đủ dung lượng thoải mái lưu các tệp của mình. 

Nếu bạn chưa sử dụng Google Drive trước đây, một trong những điều tốt nhất của nó là chức năng tìm kiếm tuyệt vời. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang cần. Bất kể bạn sắp xếp chúng vô tổ chức như thế nào. 

>>Xem thêm: Đăng ký email tên miền theo Google miễn phí. Các bạn có ngay 30 ngày sử dụng số người dùng không giới hạn.

2.4 Google Docs và Google Sheets

Google Docs và Google Sheets đã nói lên nhiều điều về bản chất chúng. Và một lần nữa là những công cụ chúng ta sử dụng hàng ngày. Chúng cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản và bảng tính ngay trong trình duyệt của mình. Nhập tài liệu của bạn để có thể chỉnh sửa chúng ngay lập tức. Bao gồm các tệp Microsoft Word, Excel và PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). Kể từ tháng 2 năm 2018, giờ đây bạn thậm chí có thể cộng tác và nhận xét về các tệp Microsoft Office mà không phải tự động chuyển đổi sang định dạng của Google.

Bạn cũng có thể xuất sang các định dạng phổ biến của bên thứ ba. Điều này giúp bạn dễ dàng cộng tác với các cá nhân hoặc công ty khác. Và gửi tệp qua lại mà không cần phải cài đặt hoặc mua phần mềm bổ sung.

Lưu ý: Google Docs và Google Sheets được tạo trực tiếp trong Google Workspace không được tính vào giới hạn lưu trữ của bạn. 

Một trong những tính năng tốt nhất của Google Docs và Google Sheets là nhận xét thời gian thực và các phiên bản không giới hạn. Điều này giúp dễ dàng theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu hoặc hoàn tác lỗi. Chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc các cá nhân khác cũng cực kỳ dễ dàng. 

2.5 Google Keep

Google Keep dường như là một trong những bí mật được giữ kín mà không ai biết đến. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Evernote cơ bản, thì hãy chọn Google Keep! Đây là một công cụ nhỏ tuyệt vời bất kể bạn có sử dụng Google Workspace hay không. Là một sản phẩm của Google, nó hoạt động hoàn hảo trong hệ sinh thái Google.

Nó có thể là một nơi để giữ những câu hỏi mà bạn nhận được từ khách hàng. Tạo danh sách việc cần làm, ghi chú và đặt lời nhắc để theo dõi. Mọi thứ đồng bộ trên các thiết bị của bạn. Vì vậy những gì quan trọng luôn nằm trong tầm tay. Dễ dàng chia sẻ chúng với nhóm của bạn và lưu trữ chúng khi bạn hoàn thành. 

2.6 Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Quản trị viên Google Workspace dễ dàng quản lý tất cả mọi thứ từ một nơi duy nhất. 

Làm mọi thứ từ việc thêm người dùng và nhóm mới, quản lý thiết bị, định cấu hình cài đặt bảo mật (như xác thực 2 yếu tố). Hay thêm tên miền tùy chỉnh mới cho doanh nghiệp của bạn. Và thậm chí bật các tính năng thú vị như Inbox của Google cho nhân viên của bạn.

Hầu hết, nếu không phải tất cả các tính năng trong Google Workspace phải được người quản trị kích hoạt để được sử dụng. Một số trong số này cũng chỉ có sẵn trong các kế hoạch cao hơn. Nếu một tính năng không được kích hoạt và người dùng cố gắng truy cập vào tính năng đó, họ sẽ thấy một thông báo không có sẵn trên mạng.

2.7 Tính năng bổ sung

Dưới đây là một số tính năng bổ sung của Google Workspace:

• Google Chat: Google Chat là công cụ cạnh tranh mới của Google. Đó là không gian làm việc nhóm dành riêng với trò chuyện 1: 1 và trò chuyện nhóm. Bạn có thể thực hiện các cuộc hội thoại hiệu quả ngay trên giao diện Gmail. 
• Google Meet: Google Meet khiến các cuộc gọi video và hội nghị trở nên dễ dàng. Cuộc họp được tích hợp hoàn toàn với Google Workspace, vì vậy bạn có thể tham gia các cuộc họp trực tiếp từ sự kiện Lịch hoặc lời mời email. Nếu bạn đang chạy phiên bản Enterprise của Google Workspace, bạn cũng có thể tận dụng các số quay số khi mọi người đi trên đường hoặc có thể không có truy cập internet. 
• Google Forms: Hầu hết các bạn đều có thể đã điền vào Google Form trước đó. Ứng dụng này là một cách cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng để thu thập thông tin.
• Google Slides: Bạn muốn một sự thay thế hợp lý cho Microsoft Powerpointv thì chỉ có thể là Google Slides. Bạn có thể tận dụng sự hợp tác và nhận xét trong thời gian thực của họ, cũng như lịch sử phiên bản không giới hạn. 
• Quản lý di động: Nếu bạn lo lắng về việc thiết bị của nhân viên bị đánh cắp, đừng lo. Đó là những gì quản lý di động giúp bạn. Dễ dàng kích hoạt tính năng này với tư cách quản trị viên và xóa dữ liệu Google Workspace từ xa khỏi thiết bị nếu cần.

2.8 Quen thuộc, tương thích và dễ sử dụng

Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp của bạn là hầu hết nhân viên của bạn có thể đã quen với việc sử dụng các sản phẩm như Gmail cho email và Google Docs. Điều này làm cho quá trình chuyển đổi trở nên dễ dàng và đảm bảo bạn không phải lãng phí thời gian để giải thích cho những người mới cách sử dụng các công cụ của công ty; không giống như Zoho hoặc Microsoft 365, cần nhiều sự giải thích hơn.

Google Workspace cũng có khả năng tương thích tốt nhất trên các thiết bị di động so với bất kỳ nhà cung cấp email nào khác. Nó chỉ đơn giản là hoạt động ở khắp mọi nơi!

Và nếu bạn đã có tài khoản Gmail cá nhân, Google sẽ giúp việc chuyển đổi một lần nhấp giữa các tài khoản trở nên cực kỳ dễ dàng (tài khoản Gmail cá nhân và tài khoản Google Workspace).

2.9 Thời gian hoạt động 

Khi nói đến thời gian hoạt động, Google cam kết hoạt động 99,9%. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết kỹ thuật, Google Workspace cung cấp Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) 99,9% cho các dịch vụ được bảo hiểm và trong những năm gần đây, họ thực sự đã vượt quá điều đó. Ngoài ra do thực tế rằng email là một phần quan trọng của mỗi doanh nghiệp, Google Workspace không có thời gian ngừng hoạt động hoặc bảo trì theo lịch trình. Tất cả các trung tâm dữ liệu của họ được xây dựng với cơ sở hạ tầng dự phòng.

2.10 Google Workspace không phải là rẻ nhất, nhưng nó cực kỳ phải chăng

Có những nhà cung cấp khác ngoài đó rẻ hơn, chẳng hạn như Zoho. Tuy nhiên, email doanh nghiệp của bạn không phải là một trong những lĩnh vực bạn nên cố gắng tiết kiệm theo cách thô sơ là giá rẻ. Có một máy chủ email mà bạn có thể dựa vào có thể giúp bạn tiết kiệm tiền. 

Việc sử dụng Google Workspace sẽ giúp bạn tiết kiệm thực sự theo một cách tinh vi hơn như: giảm chi phí vận hành đội kỹ thuật; giảm chi phí đầu tư phần cứng ban đầu; giảm chi phí triển khai và đào tạo; giảm chi phí cơ hội do gián đoạn hệ thống; giảm chi phí cơ hội do các rủi ro sự cố và lừa đảo Internet; tăng năng suất làm việc; tăng thời gian làm việc nhờ tính linh hoạt và thuận lợi và còn nhiều hơn nữa.

Xem thêm: Zoho mail email tên miền riêng doanh nghiệp ưu điểm của Zoho Mail là dể dàng sử dụng và khả năng tích hợp. Miễn phí 5 User người dùng, an toàn bảo mật cao.

2.11 Google Workspace rất an toàn 

Google Workspace được xây dựng trên nền tảng Google Cloud Platform. Cung cấp công nghệ bảo mật cao nhất trên thị trường. Nó được tin tưởng bởi một số công ty lớn nhất trên thế giới, chẳng hạn như HP, Verizon, Whirlpool và Salesforce. Như Google nói, họ đang dẫn đầu với tư duy đi đầu về bảo mật của người dùng. Họ có kiến ​​thức và chuyên môn hàng đầu trong ngành.

Dưới đây là một vài điểm nổi bật về cách Google Workspace bảo vệ bạn và dữ liệu của bạn:

• Quản trị viên Google Workspace: Cung cấp cho quản trị viên khả năng kiểm soát cách bảo vệ dữ liệu. Xem báo cáo và thậm chí kiểm soát các thiết bị di động. Quản trị viên Google Workspace cũng có thể không cho phép nhân viên sử dụng ứng dụng kém an toàn bên thứ 3. 
• Mã hóa (TLS): Google Workspace cung cấp mã hóa email trong quá trình.
• Được đánh giá thường xuyên:  Google Workspace trải qua một số cuộc kiểm tra độc lập của bên thứ ba một cách thường xuyên.
• Lưu giữ dữ liệu: Google Workspace cung cấp khả năng lưu giữ, lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của bạn.
• Quyền riêng tư: Google không thu thập, quét hoặc sử dụng dữ liệu của bạn trong các dịch vụ Google Workspace cho mục đích quảng cáo. Cũng không có quảng cáo trong bất kỳ sản phẩm Google Workspace nào. Bạn sở hữu dữ liệu của riêng bạn.
• Tính minh bạch: Google liên tục cung cấp các báo cáo minh bạch để thông báo cho người tiêu dùng.

>> Có thể bạn quan tâm: Top 20+ câu hỏi thường gặp về Google Workspace