Cộng tác đám mây có lẻ bạn đã nghe qua nhưng còn chưa hiểu rõ về nó. Hôm nay, chúng tôi sẽ cùng bạn khám phá xem cộng tác đám mây là gì. Nó mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp.
Nội dung chính
1. Cộng tác trên đám mây là gì ?
Cộng tác đám mây là một phương pháp làm việc nhóm. Khi đó các đồng nghiệp có thể làm việc cùng nhau trên các tài liệu được lưu trữ trên đám mây. Mọi người đều có thể truy cập vào các tệp giống nhau và chỉnh sửa chúng theo thời gian thực.
Các thành viên trong nhóm có thể xem và chỉnh sửa tài liệu bất kỳ lúc nào. Cho dù họ ở đâu chỉ cần thiết bị của họ kết nối internet. Các chỉnh sửa được hiển thị cho tất cả các thành viên trong nhóm. Các thay đổi được lưu và đồng bộ hóa để mọi người dùng đều thấy cùng một phiên bản của dự án.
Cộng tác đám mây giúp loại bỏ sự sự trùng lặp do có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
2. Lợi ích của việc cộng tác làm việc trên đám mây
Cộng tác đám mây giúp xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm. Hỗ trợ mọi người gắn kết với nhau, cùng nhau tăng năng suất và hoàn thành công việc.
Sử dụng phương pháp này giúp việc mở rộng nguồn lao động từ xa trở nên dễ dàng hơn. Từ đó làm giảm tổng chi phí của công ty do phải đầu tư cơ sở vật chất để nhân viên làm việc. Ngoài ra còn làm giảm thiểu tác động môi trường khi đi làm. Đồng thời cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên
Dữ liệu được tập trung lưu trữ tại bộ nhớ đám mây. Bạn có thể truy cập bất cứ khi nào bạn cần, cho dù bạn ở nơi đâu. Từ đó bạn không cần phải sử dụng USB để lưu trữ nữa. Tránh được trường hợp usb bị mất hoặc bị hư hỏng làm mất dữ liệu của bạn.
Các giải pháp đám mây cho phép các tệp lớn và chia sẻ một cách dễ dàng. Một số nhà cung cấp hiện này còn cho phép bạn lưu trữ dữ liệu không giới hạn. Từ đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn.
Tất nhiên, đám mây cũng làm giảm lo lắng về việc mất tài liệu và dữ liệu quan trọng. Bởi các tệp được sao lưu tự động và có thể truy xuất trong trường hợp xảy ra thảm họa.
3. Các công cụ cộng tác
Hệ thống cộng tác trên đám mây thường kết hợp nhiều ứng dụng lại với nhau. Các ứng dụng này giúp giao tiếp, chia sẻ tài liệu và quản lý dự án một cách dễ dàng. Trước khi chọn một nền tảng cho doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng nó cung cấp đầy đủ chức năng và phù hợp với các yêu cầu riêng của bạn.
Hiện nay các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đang đưa ra nhiều phiên bản với tính năng khác nhau cho bạn lựa chọn. Bạn hoàn toàn có thể chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình.
>> Xem thêm: Tầm quan trọng của Email doanh nghiệp
Các công ty truyền thống đang sử dụng nhiều giải pháp khác nhau để họp, để trò chuyện hay nhắn tin. Từ đó gây ra việc có quá nhiều ứng dụng được cài đặt và sử dụng. Nắm bắt được vấn đề này nên các nhà cung cấp dịch vụ nổi tiếng như Google hay Microsoft đã đưa ra bộ ứng dụng tích hợp trong một. Từ đó giải quyết được nhiều vấn đề mà người dùng đang gặp phải.
4. Mẹo để làm việc cộng tác thành công
Để làm việc hiệu quả đầu tiên công ty bạn phải có sự sắp xếp và tổ chức. Không gian làm việc trực tuyến cần được quản lý giống như cách một văn phòng thực tế. Để đảm bảo rằng nhân viên luôn có thể truy cập và đóng góp vào tài liệu được chia sẻ.
Trưởng nhóm cần nắm bắt được đặc điểm của từng người để giao nhiệm vụ. Từ đó phát huy được điểm mạnh của từng người giúp công việc giải quyết nhanh chóng.
Thống nhất chỉ sử dụng một ứng dụng duy nhất cho liên lạc và duy trì kết nối. Đặc biệt là đối với lực lượng lao động từ xa hoạt động ở nhiều địa điểm. Hệ thống nhắn tin hợp nhất giúp mọi người dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện. Và tìm kiếm lại thông tin dễ dàng, cũng như giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.
5. Nhà cung cấp giải pháp đám mây uy tín
Google và Microsoft chắc hẳn là 2 nhà cung cấp hàng đầu của thế giới mà bạn không còn gì xa lạ. Họ đang cung cấp sản phẩm là bộ ứng dụng Google Workspace và Microsoft 365, đang có hàng triệu người trên toàn thế giới sử dụng.
Bạn có thể tham khảo chi phí và tính năng của Google Workspace tại đây. Và xem của Microsoft 365 tại đây.
Chúc các bạn thành công !
