Gmail hiện là công cụ được sử dụng phổ biến trong công việc và học tập. Sau thời gian sử dụng lâu ngày bộ nhớ dung lượng Gmail sẽ bị đầy dẫn đến không thể gửi và nhận email làm gián đoạn quá trình trao đổi thông tin.

Như vậy làm sao để giải phóng dung lượng Gmail chúng ta cùng MM Group tìm hiểu các cách giải phóng dung lượng Gmail đơn giản và nhanh chóng nhé.

1. Xóa các tệp tin đính kèm trong Gmail

Trong tập tin đính kèm của các bạn có rất nhiều các tập tin đính kèm như File PDF, hình ảnh, Video… email ban nhận và gởi đi luôn chiếm một phần dung lượng lưu trữ. Để giải phong một phần lơn dung lượng Gmail cac bạn cần phải xóa các tập tin đính kèm trong Gmail.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.

Trong thanh tìm kiếm nhập  kệnh filename: kèm định dạng file ví dụ như: filename:PDF. Ngoài ra định dạng file này các bạn có thể thay PDF bằng các định dạng khác như: mp3, MP4, jpg,…

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm không sử dụng và chọn Xóa.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

2. Dọn dẹp các tập tin không sử dụng trong Google Drive

Khi sử dụng Drive lâu ngày sẽ có rất nhiều file hoặc cả thư mục bạn không cần dùng đến. Cac bạn có thể di dời tập tin trên Drive với công cụ lưu trữ trực tuyến khác hoặc xóa tập tin đó.

Kiểm tra tập tin đang chiếm nhiều dung lượng nhất, hãy mở https://drive.google.com/drive/u/0/quota trong trình duyệt của bạn.

Các file dung lượng lớn sẽ xuất hiện đầu danh sách, các bạn có thể cân nhắc và xóa những file thực sự không cần thiết.

3. Tìm Kiếm File Xóa kích thước trong Gmail để xóa

Gmail có thể hỗ trợ các bạn tìm kiếm File có kích thước  lớn để biết được tập tin nào chiếm dung lượng của các bạn. Sau khi hiển thị ra các file bạn lựa chọn và xóa các tệp đính kèm có dung lượng lớn trong Gmail không sử dụng nữa để giải phóng dung lượng Gmail.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của các bạn. Trong thanh tìm kiếm nhập mã lệnh Larger kèm dung lượng cụ thể, ví dụ: Larger:3MB hoặc thay đổi dung lượng theo ý muốn của bạn.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm không sử dụng và chọn Xóa.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

4. Sử dụng Google Photos để lưu hình ảnh, video

Hình ảnh chất lượng cao chiếm rất nhiều bộ nhớ lưu trữ củ các bạn thay vì lưu trữ ảnh trên Drive các bạn có thể chuyển ảnh quan Google Photos.

Khi sử dụng Photo của Google các bạn sẽ lưu trữ những bức ảnh và Album của mình với bộ nhớ không giới hạn. Google Photos cho phép bạn sao lưu mỗi hình ảnh có kích thước lên tới 16MB và chất lượng HD lên tới 1080p.

5. Dọn thùng rác và thư mục Spam

Sử dụng lâu ngày thùng rác và Spam chiếm rất nhiều dung lượng Gmail của các bạn. Tuy nhiên Gmail vẫn hỗ trợ các bạn tự động xóa thư trong thùng rác sau 20 ngày.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của các bạn. Trong thanh giao diện tìm kiếm nhập lệnh in:spam trên thanh công cụ để tìm thư mục Spam hoặc lệnh in:trash để xóa thư mục trong thùng rác.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

Bước 2: Chọn tất cả các thư trong thùng rác hoặc thư mục Spam. Chọn Xóa vĩnh viễn.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

6. Xóa email cũ không quan trọng

Có rất nhiều email cũ không quan trọng chiếm rất nhiều không gian lưu trữ việc chúng ta cần làm là xóa các email cũ và email đã đọc. Bạn hãy mở thư mục này, sau đó lọc các email cũ và đã đọc mà không quan trọng, không sử dụng nữa và xóa những email này đi.

Bước 1: Tại giao diện Gmail trên thanh tìm kiếm nhập mã lệnh older_than:1m trên thanh công cụ để tìm các thư cũ trong vòng 1 năm. Ký hiệu 1y nghĩa là 1 năm, bạn có thể thay thành các ký hiệu khác như: 1m (1 tháng), tương tự: w= week: tuần, d= day kèm theo 1 số bất kỳ.

Giảm dung lượng Gmail
Giảm dung lượng Gmail

Bước 2: Chọn thư đã đọc, không quan trong > Chọn Xóa.

Trên Drive của các bạn có rất nhiều file Video chất lượng cao. Đây là những nội dung chiếm rất nhiều không gian lưu trữ của các bạn. Các bạn có thể xóa những file Video không quan trọng.

Hoặc đối với những Video quan trong các bạn có thể tải lên Youtube ở chế độ riêng tư để không cho người khác có thể xem Video của bạn. Hoặc đặt chế độ Unlisted để có thể chia sẻ URL chỉ riêng với gia đình, bạn bè hoặc nhóm làm việc của bạn.

Khoản 80% không gian lưu trữ trên Drive là Video khi tải lên youtube các bạn có thể giải phóng kha khá bộ nhớ.

7. Sử dụng các công cụ trực tuyến của Google

Khi bạn nhận được các tập tin như file Doc, file Excel các file này chúng ta sử dụng trong công việc mỗi ngày.

Hãy chuyển các file này sang các định dạng như Google Doc, Google Sheet…

Tăng dung lượng Google Drive

Tăng dung lượng Google Drive

Khi chuyển sang các định dạng này sẽ không tốn không gian lưu trữ trên Drive của các bạn, có nghĩa là bạn sẽ giữ nhiều không gian trống hơn cho các tệp khác. Điều này cũng có thể áp dụng cho các tệp đính kèm trên email.

Chúc các bạn thành công!