Gmail cá nhân không đủ đáp ứng nhu cầu làm việc của người dùng. Chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý khó kiểm soát email của nhân viên. Dưới đây là 8 lý do để bạn quyết định có chuyển đổi từ Gmail sang Google Workspace hay không.
Nội dung chính
- 1. Sử dụng email doanh nghiệp trên nền tảng Gmail
- 2. Cộng tác trong thời gian thực
- 3. Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive
- 4. Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác
- 5. Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Quản lý điểm cuối (Endpoint Management)
- 6. Đồng bộ trên mọi thiết bị
- 7. Bảng điều khiển dành cho quản trị viên quản lý tổ chức
- 8. Hỗ trợ thông minh với AI
1. Sử dụng email doanh nghiệp trên nền tảng Gmail
Sử dụng Gmail quen thuộc nhưng chuyên nghiệp hơn với định dạng tenban@tendoanhnghiep.com
Đối với chủ doanh nghiệp, đó là email doanh nghiệp cấp cao. Họ có thể kiểm soát và bảo mật tốt hơn mà không cần duy trì máy chủ email. Họ có thể xem hoặc xóa người dùng bất cứ khi nào mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm người dùng vì họ đã quá quen với Gmail. Họ có thể chuyển đổi qua lại giữa email cá nhân và email doanh nghiệp dễ dàng. Họ không phải mất thời gian nghiên cứu đào tạo email mới.
Ngoài ra, mỗi người dùng có thể có tối đa 30 tài khoản bí danh. Vì vậy cùng một người có thể nhận được một email từ thuy.tran@mmgroup.vn, sales@mmgroup.vn và support@mmgroup.vn.
>> So sánh Gmail miễn phí và Gmail trong Google Workspace
2. Cộng tác trong thời gian thực
Google Workspace cho doanh nghiệp bao gồm hàng loạt các ứng dụng cộng tác. Sản phẩm được nâng cấp từ Gmail dành cho người dùng cá nhân. Tính năng này đặc biệt có giá trị trong thời điểm làm việc online, cộng tác từ xa.
Với tính năng đồng chỉnh sửa trong thời gian thực của Google Workspace. Các nhóm có thể cùng chỉnh sửa một bản trang tài liệu Docs, 1 Trang tính Sheet hoặc PowerPoint cùng lúc.
Mọi thay đổi đều được cập nhật ngay lập tức, vì vậy mọi người có thể trao đổi ý tưởng, thêm, xóa. Hoặc sửa cùng nhau, bình luận hoặc đánh giá ngay trên tài liệu.
Nếu cần họp, mọi người có thể lên lịch cuộc họp bằng Google Meet. Gọi video mà không bị giới hạn thời gian như Meet miễn phí.
3. Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive
Mỗi người dùng sẽ có một tài khoản Drive để lưu trữ tài liệu, ghi chú, bản nháp và các tệp khác với quyền riêng tư.
Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có một Team Drive riêng*. Mọi người có thể chia sẻ các tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập.
Với các tệp Drive cá nhân bạn cũng có thể làm được điều này nhưng phải làm thủ công. Bạn phải cấp từng quyền cho từng người được chia sẻ tệp đó. Việc này rất mất thời gian, ví dụ trong trường hợp bạn quên chia sẻ cho 1 người, họ phải yêu cầu quyền truy cập và đợi bạn xác nhận mới có thể vào được tệp.
Khi có Team Drive, tất cả những người được thêm vào Team sẽ có quyền xem tài liệu chung. Nếu nhân viên nghỉ việc, người quản lý Team Drive có thể thu hồi quyền truy cập của họ vào bất cứ tệp nào của công ty. Với Drive miễn phí, bạn phải tự động nhớ và thu hồi quyền truy cập của nhân viên nghỉ việc nếu đang sử dụng tài khoản Gmail cá nhân.
Cả Drive cá nhân và Team Drive đều có bộ nhớ đám mây không giới hạn trong Google Workspace for Enterprise. Dung lượng Drive được giới hạn ở 30GB cho gói Business Starter. Vẫn gấp đối so với Drive miễn phí.
Ngoài ra còn có các tùy chọn 2TB và 5TB trong gói Business Standard và Business Plus. Bạn sẽ có 1TB nếu đăng ký từ 1- 5 người dùng.
*Lưu ý: Team Drive không có trong gói Google Workspace Business Starter.
4. Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác
Việc tích hợp bộ công cụ làm việc Google Workspace với ứng dụng kinh doanh như CRM. Giúp mọi người làm việc thống nhất chỉ trên một nền tảng duy nhất Google Workspace.
Nhân viên sử dụng các ứng dụng công việc chỉ với một lần đăng nhập. Không phải mất thời gian chuyển đổi qua lại hoặc sao chép qua lại dữ liệu. Chính vì vậy, năng suất làm việc được nâng cao, giảm thiểu thời gian lãng phí, độ chính xác dữ liệu cao nhờ liên kết và đồng nhất các ứng dụng.
Ví dụ về tích hợp Google Workspace với Zoho CRM. Nhân viên sales và nhân viên CSKH có thể tự động gọi, gửi email, tổ chức họp, chat với khách hàng trực tiếp từ Gmail mà không phải vào CRM.
5. Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Quản lý điểm cuối (Endpoint Management)
Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép bạn kiểm soát các tài khoản Google Workspace. Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.
Với Quản lý điểm cuối trong Google Workspace. Bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động nhanh chóng trên quy mô lớn*. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật. Và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị lấy cắp. Bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.
*Tính năng Quản lý điểm cuối từ cơ bản đến nâng cao theo cấp độ gói dịch vụ Google Workspace
>> Quản Lý Thiết Bị Điểm Cuối Của Google Workspace: Ngăn Chặn Mất Dữ Liệu Từ Thiết Bị Của Bạn
6. Đồng bộ trên mọi thiết bị
Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất.
Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang Google Chrome. Và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị họ sử dụng để truy cập Google Workspace. Vì vậy, cho dù nhân viên của bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.
7. Bảng điều khiển dành cho quản trị viên quản lý tổ chức
Google Workspace Admin Console cho phép bạn quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Đồng thời quản lý mọi người dùng và các ứng dụng từ một cổng duy nhất.
Trang quản lý cho phép bạn thêm/xóa người dùng và nhóm. Tùy chỉnh trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, chỉ định quyền và định cấu hình cài đặt bảo mật.
Ví dụ: bạn có thể kiểm soát dữ liệu được gửi đến và đi trong và ngoài tổ chức; chặn các ứng dụng không đáng tin, thực thi hóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Người dùng phải xác minh danh tính khi đăng nhập vào tài khoản GP từ bất kỳ ứng dụng nào.
Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao. Kiểm tra các mối đe dọa bảo mật, phân tích bảo mật. Và đề xuất các phương pháp giúp bảo vệ doanh nghiệp.
>>Xem ngay: Bảng giá Microsoft 365 an toàn bảo mật dành cho doanh nghiệp.
8. Hỗ trợ thông minh với AI
Google Workspace sử dụng công nghệ thông minh với AI, Machine Learning,… để loại bỏ xung đột, tự động hóa các tác vụ đơn giản. Và trang bị cho các nhóm các thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu mà họ cần. Nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Ví dụ: khi nhân viên đặt cuộc họp ảo trong Google Calendar, Trợ lý Google sẽ tự động tìm thời gian và thêm các phòng họp được tối ưu hóa cho từng người tham dự. Google Sheet cũng được tích hợp với BigQuery để nhân viên của bạn có thể quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu, theo thời gian thực một cách dễ dàng.
Kết
Google Workspace cho bạn 30 ngày dùng thử trước khi quyết định có chuyển đổi không. Hãy nâng cấp Gmail cá nhân miễn phí ngay nếu bạn đang muốn thúc đẩy tổ chức phát triển.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn.
